Como ingeniero y emprendedor, he tenido la oportunidad de liderar proyectos de diversa índole en InterGaiak. A lo largo de mi trayectoria profesional, he aprendido que uno de los pilares fundamentales para el éxito es la comunicación efectiva.
En este artículo, me gustaría resaltar la relevancia de este aspecto en los proyectos y explorar la influencia del libro de Rita Mulcahy en el Project Management Institute (PMI), una institución líder en la materia.
El Project Management Institute (PMI)
El PMI es una organización sin fines de lucro y líder mundial en la promoción de la gestión de proyectos. Se dedica a promover la profesión, establecer estándares de excelencia y ofrecer recursos para el desarrollo profesional en esta disciplina.
La organización ha desarrollado el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), una guía ampliamente reconocida que define las mejores prácticas en la gestión de proyectos.
Dentro del marco del PMBOK, la comunicación eficaz se considera una de las áreas de conocimiento clave. El instituto reconoce que es esencial para el éxito del proyecto y que proporciona directrices detalladas sobre cómo gestionarla de manera efectiva.
Estas directrices incluyen la identificación de los interesados relevantes, la definición de un plan de comunicación, la selección de los canales adecuados y la implementación de estrategias de comunicación eficientes.
Comunicación en los proyectos
En el capítulo de Comunicaciones del libro de Rita Mulcahy, la autora resalta que la comunicación efectiva es un factor clave para el éxito de los proyectos. Comienza por explicar el concepto de la matriz de comunicaciones, que identifica a los interesados y determina los tipos de información que deben ser comunicados a cada uno de ellos. Esto ayuda a establecer un enfoque estructurado y disciplinado para la gestión de la comunicación.
Sin embargo, a menudo subestimamos el poder de la comunicación y nos enfocamos únicamente en la ejecución técnica. Esto puede llevar a problemas que obstaculizan el logro de los objetivos. Por esta razón, es fundamental contar con un enfoque estructurado y disciplinado para la gestión de la comunicación en los proyectos.
El capítulo también aborda la importancia de desarrollar un plan de comunicación detallado que establezca los objetivos de comunicación, los canales de comunicación adecuados y los responsables de transmitir la información. Mulcahy destaca que este plan debe ser flexible y adaptable a medida que evoluciona el proyecto.
Además, se exploran las diferentes formas de comunicación, tanto formales como informales, y se brindan estrategias para manejar conflictos de comunicación y garantizar la comprensión mutua entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
Comunicación PUSH y comunicación PULL
Comunicación interactiva
Se da entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.
- Comunicación de tipo PUSH (empujar)
Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.
- Comunicación de tipo PULL (tirar)
Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio.
Estos métodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.
Gestión de proyectos en la empresa
Con la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa se define y prioriza una cartera de proyectos que estén alineados con esa estrategia. Si los proyectos no se gestionan bien, la estrategia final de la empresa se resentirá.
Por el contrario, si la cartera de proyectos y cada uno de ellos se gestionan adecuadamente, se cumplirán los objetivos de cada proyecto, que a su vez estarán alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Es crítico identificar bien las necesidades del cliente, los requerimientos del producto y el alcance del proyecto necesario para lograr entregar al cliente su producto o servicio con el alcance, coste y en el plazo acordado, y todo ello integrado en una Dirección Estratégica por Proyectos.
Su aplicación puede ir desde la implantación estratégica mediante proyectos y la dirección de proyectos bajo contrato hasta los proyectos de mejora, gestión del cambio, lanzamiento de nuevos productos.
Comunicando proyectos con herramientas de expresión gráfica (CAD)
Cuando hablamos de proyectos constructivos, la comunicación del proyecto tiene mucha relación con la expresión gráfica. “Lo importante son los planos”. La experiencia del cliente adquiere importancia y existe un salto cualitativo desde los planos en 2D que realizábamos en láminas a los actuales modelos 3D. Actualmente, la tendencia es “montar” el modelo en 3D mediante programas CAD como NX Unigraphics o Catia, hermanos mayores de Solidedge o AutoCAD 2D, y realizar después las proyecciones ortogonales para realizar los planos.
¿Qué ganamos con esto?
La geometría que se diseña en 3D es mucho más versátil, podemos diseñar sólidos y superficies (con diversas técnicas) que empezando desde las proyecciones ortogonales sería homérico. Las superficies orgánicas que se pueden diseñar desde NX o Catia nos sorprenden y dejan atrás al sistema cartesiano ortogonal que cumple sus funciones, pero, en comparación, parece una simplicidad.
Según últimas noticias, podemos incorporar colores, texturas y sombras a nuestros modelos en NX, algo que puede enriquecer notablemente nuestra propuesta al cliente.
Por eso, subrayamos la importancia del diseño y la expresión gráfica, que en nuestra opinión, son poderosas herramientas para los proyectos innovadores o de mejora a los que podemos aspirar.
Gestión de proyectos InterGaiak
En InterGaiak tenemos justo lo que necesitas para conseguir una mayor eficacia, mientras cuidas lo que te rodea. Te acompañamos para que adquieras los conocimientos precisos y todo salga como esperas.
¿Quieres saber cómo?
- Te acompañamos en proyectos orientados a la consecución de los objetivos de desarrollo sostenible (ODS).
- Nos incorporamos a proyectos de Product Life Cycle Management (PLM), analizando el ciclo de vida e ingeniería, utilizando avanzadas herramientas de diseño 3D CAD/CAE/CAM con NX Unigraphics y Catia, dependiendo del caso.
- Formación en dirección y gestión de proyectos
Cuantas más personas seamos las que protegen el medio ambiente, mucho mejor. Por eso compartimos nuestro conocimiento y experiencia a través de formación en gestión de proyectos con metodología inspirada en el Project Management Institute (PMI). Así aprenderás a:
- Coordinar e integrar el equipo de proyectos.
- Definir tareas.
- Controlar desviaciones.
- Lograr los entregables en óptima calidad, plazo y precio cerrando adecuadamente el proyecto.